Abastecimiento · Comercio Exterior

Un expediente por cada importación y exportación.

OpenBusiness lleva cada importación y cada exportación en un solo expediente: la orden de compra o el pedido, el embarque, los documentos, el trámite aduanero, los costos, el inventario en tránsito y el pago en divisas. Todo ocurre sobre el mismo inventario, la misma contabilidad y la misma tesorería: el costo que ve el comprador es el que valora el kardex y cuadra el contador.

Para cualquier empresa que importa o exporta. Nació para importadores, exportadores, comercializadoras y agentes de carga y de aduana en Colombia, y cubre las tres formas de operar: por cuenta propia, como prestador de servicio a terceros y bajo regímenes especiales como Plan Vallejo, zona franca o importación temporal.

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Expediente IMP-0087 · ejemplo ilustrativo Estados por dimensión

Dimensión	Estado
Mercancía	Embarcada
Transporte	En tránsito
Documentos	Falta 1
Aduana	En trámite
Costos	Provisionados
Pagos	Giro aplicado
Cambiario	Pendiente

Económico84.300.000

Aduanero79.100.000

Capitalizable83.650.000

Un solo númeropara compras, logística, contabilidad y gerencia

Dos profesionales con casco revisando documentos y una tableta en un puerto, con un buque portacontenedores al fondo

Un solo expediente

El costo que ve el comprador es el que valora el kardex y cuadra el contador.

La orden de compra o el pedido, el embarque, los documentos, el trámite aduanero, los costos, el inventario en tránsito y el pago en divisas.

Beneficios

Lo que cambia cuando cada operación de comercio exterior vive en un solo expediente.

01Sepa cuánto cuesta realmente cada producto importado

FOB, flete, seguro, arancel, IVA, agente y bodegaje se reparten por reglas fijas y llegan al costo de inventario. Sin hojas de cálculo paralelas.

02Nada llega a aduana sin sus documentos

La lista de chequeo muestra qué falta, qué venció y qué no cuadra entre factura, lista de empaque y BL.

03Decida antes, no después

Listas restrictivas, requisitos previos y clasificación arancelaria se verifican donde se autoriza el embarque, con separación de funciones.

04Vea dónde está su carga y qué la retrasa

Fecha estimada de llegada, hitos, excepciones con impacto en días y en pesos, y alertas antes de que corran los días libres.

05Pague en dólares y contabilice en pesos sin sorpresas

Cada giro y cada reintegro con su numeral cambiario, su tasa y su diferencia en cambio, ligados al expediente y a la declaración.

06Reciba inventario contra el embarque

Mercancía en tránsito en la cuenta 1465, recepción con faltantes y sobrantes, lotes ligados a la declaración de importación.

07Si presta el servicio, conozca la utilidad de cada orden

Tarifas, suplidos, factura del cliente y costos de terceros por operación, con el expediente de cada cliente aislado del resto.

Un solo número para compras, logística, contabilidad y gerencia

El expediente, el kardex, los asientos y el tablero cuentan la misma historia.

Cada operación, de la orden al pago en divisas.

Todo en un solo expediente, sobre el mismo inventario, la misma contabilidad y la misma tesorería.

Orden de compra o pedido

En un clic, con proveedor o cliente, incoterm, moneda y mercancía.

Embarque

Marítimo, aéreo, terrestre o courier.

Documentos

Lista de chequeo por tipo de operación y régimen.

Trámite aduanero

Declaraciones, registro, VUCE y levante como trámites con estado.

Costos

Tres valores, un solo cálculo.

Inventario en tránsito y pago en divisas

Recepción contra el embarque y giros o reintegros con numeral cambiario.

01 · Expediente

Un expediente por operación

✓Desde la orden de compra o el pedido en un clic, con proveedor o cliente, incoterm, moneda y mercancía. Varias órdenes en un embarque o una orden en varios embarques.
✓Cantidades separadas: pedida, embarcada, declarada, recibida y facturada, con saldo exacto; no se embarca ni se declara más de lo que hay.
✓Embarques, tramos y equipos: marítimo, aéreo, terrestre o courier; puertos y fechas por tramo; contenedores con precintos; hitos con fecha estimada, real y quién la reportó.
✓Estados por dimensión: mercancía, transporte, documentos, aduana, costos, pagos y cambiario avanzan cada uno a su ritmo; la operación cierra en tres momentos: operativo, financiero y cambiario.
✓Un solo espacio de trabajo con pestañas por dimensión, lista de operaciones con filtros guardados, bandeja de pendientes por persona y maestros precargados: puertos, navieras, agentes, incoterms, partidas y plantillas de operación.

02 · Documentos

Documentos que se leen solos

✓Lista de chequeo por tipo de operación y régimen: factura comercial, lista de empaque, BL o guía, certificado de origen, póliza, licencias y vistos buenos, con vencimientos y responsable.
✓Extracción con evidencia: OpenBusiness lee el PDF o la foto, propone los datos y muestra el fragmento y la confianza de cada campo; usted acepta o corrige.
✓Cruce automático entre factura, lista de empaque, BL y declaración: pesos, bultos, valores y partidas; cada discrepancia se asigna y se resuelve antes de continuar.
✓Versiones con original inmutable, comparador lado a lado, cartas e instrucciones de embarque desde plantillas, expediente completo en ZIP e importación masiva desde Excel.

03 · Aduana

Aduana y cumplimiento colombiano

Profesional con casco y chaleco usando una tableta en un puerto, con grúas y un buque portacontenedores al fondo

✓Clasificación arancelaria asistida por producto, con historial de partidas y requisitos previos: registro de importación, vistos buenos, etiquetado, permisos sanitarios o técnicos.
✓Verificación en listas restrictivas de proveedores, clientes, agentes y transportistas, con liberación por un usuario distinto al que preparó la operación.
✓Trámites e inspecciones: declaraciones, registro, VUCE y levante como trámites con estado, plazos, canal e inspección física o documental; valoración aduanera y certificados de origen por acuerdo comercial.
✓Reglas normativas versionadas con vigencia y acto que las activa; cada operación se evalúa con la regla que regía ese día.
✓Canales con el agente de aduana y las entidades: simulado, archivo o portal; envío y aceptación son dos hechos distintos y quedan registrados.

04 · Costos

Costos: tres valores, un solo cálculo

✓Moneda en la orden de compra y en la factura de proveedor; el kardex recibe el costo en pesos con la tasa que usted define.
✓Escenarios antes de comprar: costo puesto en bodega con fletes, seguro, arancel y gastos; compare orígenes o modos de transporte y guarde el elegido.
✓Cargos y provisiones: flete, seguro, agente, bodegaje e inspección se provisionan y se cruzan con la factura real del prestador.
✓Reparto determinista por valor, peso, volumen o unidades; ajuste tardío cuando una factura llega después de recibir, con kardex corregido y asiento de ajuste.
✓Tres valores por operación: económico (lo que costó), aduanero (base de tributos) y capitalizable (lo que entra a inventario), en una hoja de costos por operación y producto, contabilizada con las cuentas de su contador.

05 · Inventario y divisas

Inventario, tesorería y régimen cambiario

✓Bodegas tipadas: tránsito, aduana, zona franca, cuarentena y custodia; recepción contra el embarque con faltantes, sobrantes y averías reclamables; devoluciones y reexportaciones con su expediente.
✓Factura de exportación electrónica DIAN con moneda, incoterm y comprador extranjero, emitida desde el mismo pedido.
✓Pagos y cobros en divisas: giros, cartas de crédito, anticipos y reintegros con numeral cambiario en el egreso o recibo; expediente cambiario que reúne varias declaraciones y pagos, con diferencias justificadas.
✓Cierres operativo, financiero y cambiario, con rentabilidad real por operación, cliente y producto, caja proyectada y reportes para el revisor fiscal.

06 · Visibilidad

Visibilidad, colaboración y servicio a terceros

✓Eventos con procedencia (naviera, agente, portal o manual), excepciones con impacto, días libres y demoras, reclamos a transportadores y aseguradoras, procedimientos y niveles de servicio con alertas y escalamientos.
✓Portal para proveedores, clientes y agentes: cargan documentos, ven el estado y confirman hitos con acceso por código, sin licencia.
✓Para agentes de carga y de aduana: cada cliente en su propio ámbito, mandatos vigentes, mesa de operaciones, tarifario, documentos house y master, utilidad por orden de servicio, red de corresponsales y evaluación de prestadores.

07 · Regímenes

Regímenes especiales e industrias

✓Libro de régimen conciliable para importación temporal, Plan Vallejo, zona franca y devolución de tributos: saldos, plazos, garantías y lo consumido en cada producto exportado, con lista de materiales y reglas de origen.
✓Cambio regulatorio y diligencia debida: avisos de cambios en normas, expediente de conocimiento de cada tercero y packs por país, empresa e industria, incluido courier.

08 · Analítica

Analítica e inteligencia artificial

✓Tablero por rol: comprador, logística, aduana, finanzas y gerencia ven pendientes, tiempos por etapa, costo frente a escenario y operaciones en riesgo; reportes en Excel o PDF, programables por correo, y generador propio.
✓Copiloto y agentes: pregunte «¿qué contenedores llegan esta semana sin declaración?»; los agentes leen documentos, proponen clasificaciones y cierran tareas con el nivel de autonomía que usted asigne, siempre con evidencia.
✓Integración abierta: API, webhooks y conector para asistentes de IA; conectores con navieras, portales, documentos electrónicos de transporte y sensores de carga.

Para quién

Para cualquier empresa que importa o exporta.

Pensado para importadores, exportadores, comercializadoras y agentes de carga y de aduana en Colombia, cubre las tres formas de operar: por cuenta propia, como prestador de servicio a terceros y bajo regímenes especiales como Plan Vallejo, zona franca o importación temporal.

Importadores, exportadores y comercializadoras

Operan por cuenta propia, con cada operación en un solo expediente.

Costo real de cada producto importado
Factura de exportación electrónica DIAN
Pagos y cobros en divisas con numeral cambiario

Agentes de carga y de aduana

Prestan el servicio a terceros, con cada cliente en su propio ámbito.

Mandatos vigentes y mesa de operaciones
Tarifario y documentos house y master
Utilidad por orden de servicio

Operaciones bajo regímenes especiales

Plan Vallejo, zona franca o importación temporal.

Libro de régimen conciliable
Saldos, plazos y garantías
Lista de materiales y reglas de origen

Comercial

Servicios y Contratos

Abastecimiento

Finanzas

Personas

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